Stand 29.01.2026

1. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen während der Nutzung von Microsoft Teams verarbeiten. Bei der Verarbeitung befolgen wir die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der für uns geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

Würzburger Institut für Verkehrswissenschaften (WIVW GmbH)

Robert-Bosch-Straße 4

97209 Veitshöchheim

Tel.: +49-931-78009-0

Fax: +49-931-78009-150

E-Mail: info@wivw.de

Gesetzlich vertreten durch: Alexandra Neukum (Geschäftsführung)

3. Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen und Anregungen zum Datenschutz an der WIVW GmbH können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Dr. Marcus Schmitz

Würzburger Institut für Verkehrswissenschaften (WIVW GmbH)

Robert-Bosch-Straße 4

97209 Veitshöchheim

E-Mail: datenschutz@wivw.de

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir nutzen Microsoft Teams, um mit externen Partnern, Kunden, Dienstleistern und anderen Beteiligten zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Die Datenverarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Durchführung von Online-Meetings, Besprechungen und Videokonferenzen
• Bereitstellung von Chat-Funktionen für die Kommunikation
• Sekundär zum Austausch von Dateien und Dokumenten

5. Arten der verarbeiteten Daten

Bei der Nutzung von Microsoft Teams durch externe Personen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Nutzerdaten: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Profilbild
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Chat-Nachrichten, geteilte Dateien, Audio- und Videoaufzeichnungen (falls aktiviert)
• Technische Daten: IP-Adresse, Geräteinformationen, Verbindungsdaten (z. B. Datum und Uhrzeit der Nutzung)

6. Rechtsgrundlage

Im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder vorvertraglichen Angelegenheiten ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Soweit die Verarbeitung elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein sollte oder keine vertraglichen Beziehungen bestehen, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in beiden Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

7. Übermittlung in Drittländer

Ihre Daten werden von Microsoft grundsätzlich auf Servern innerhalb Deutschlands verarbeitet. Es kann insbesondere bei Support-Anfragen jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland (außerhalb des EWR) erfolgt. Für diesen Fall hat sich Microsoft zur Einhaltung der EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

8. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Erreichung der Zwecke werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

9. Ihre Rechte

Im Rahmen der DSGVO werden Ihnen die nachfolgenden Rechte in Zusammenhang mit Ihren Daten eingeräumt. Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an unseren o.g. Datenschutzbeauftragten oder einen anderen Mitarbeiter wenden:

• Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.
• Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung: Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruch: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen.
• Beschwerde: Wenn wir Ihnen nicht zufriedenstellend weiterhelfen können und Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns nicht datenschutzkonform erfolgt, haben Sie das Recht, sich beim Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht zu beschweren.

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir überarbeiten diese Datenschutzerklärung bei Änderungen an unserem Internetauftritt oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets hier auf dieser Internetseite.